Jak ustalić regulamin w salonie groomerskim?

Prowadzenie salonu groomerskiego to nie tylko strzyżenie i pielęgnacja psów, lecz przede wszystkim organizacja pracy, bezpieczeństwo zwierząt oraz jasna komunikacja z klientami. Właśnie dlatego regulamin salonu groomerskiego jest jednym z najważniejszych dokumentów, jakie powinien posiadać każdy profesjonalny groomer.

Dobrze napisany regulamin chroni groomera, zapobiega konfliktom, zabezpiecza salon przed nieuczciwymi praktykami klientów, a przede wszystkim pozwala zachować bezpieczeństwo psa podczas wizyty u groomera.

Jeśli dopiero otwierasz salon groomingowy lub chcesz ulepszyć zasady działania, poniżej znajdziesz wskazówki, jak stworzyć skuteczny regulamin — oraz gotowy przykład, który możesz wykorzystać.

Dlaczego regulamin groomerski jest tak ważny?

Regularnie powtarzające się problemy w salonach groomerskich to:

• spóźnienia klientów

• brak informacji o stanie sierści psa (kołtuny, filc)

• odwoływanie wizyt na ostatnią chwilę

• ukrywanie chorób psa

• agresja lub trudne zachowanie zwierzęcia

• oczekiwanie efektów, które są niemożliwe z powodu stanu okrywy

• pretensje po odbiorze psa

Regulamin jest narzędziem zapobiegającym takim sytuacjom. Ustala zasady współpracy i daje groomerowi podstawę do podejmowania decyzji, np. o odmowie wykonania usługi, pobrania opłaty za nieodwołaną wizytę lub zmianę sposobu pielęgnacji.

Dobrze sformułowany regulamin:

• zwiększa profesjonalizm salonu

• buduje zaufanie klientów

• chroni groomera odpowiedzialnie wykonującego pracę

• zapewnia bezpieczeństwo psu i personelowi

• zmniejsza stres związany z obsługą trudnych przypadków

• usprawnia organizację grafiku i rezerwacji terminów

Co powinien zawierać regulamin salonu groomerskiego?

Najważniejsze elementy, które powinny zawsze znaleźć się w regulaminie:

1.Zasady przygotowania psa do wizyty

Przekazanie klientowi informacji o karmieniu, spacerze, stanie psa oraz konieczności zgłaszania chorób.

2.Zasady rezerwacji i anulowania wizyt

To jedna z najczęstszych przyczyn strat finansowych w salonach groomerskich. Regulamin musi jasno określać:

• kiedy można anulować wizytę

• jakie są konsekwencje nie pojawienia się na umówionej wizycie

• co się dzieje, gdy klient się spóźnia

  
  

3.Informacje o stanie sierści psa

Jeśli właściciel nie zgłasza kołtunów, a piesek ma ich dużo, groomer ma prawo zmienić zakres usługi — to bardzo ważne, by chronić siebie przed roszczeniami.

4.Zasady bezpieczeństwa

Obowiązki klienta, kwestie zdrowotne, możliwość odmowy wykonania usługi.

5.Zgody

Na zdjęcia, przetwarzanie danych osobowych, pracę bez opiekuna w salonie itp.

6.Zasady płatności i reklamacji

Wyraźnie opisane, aby uniknąć nieporozumień.

Przykładowy, kompletny regulamin salonu groomerskiego

REGULAMIN SALONU GROOMERSKIEGO

Pozostawiając zwierzaka w naszym salonie klient akceptuje wszystkie warunki regulaminu.

1.Przed wizytą w salonie:

Pupil nie powinien być karmiony bezpośrednio przed zaplanowaną wizytą. Powinien zostać wyprowadzony na spacer i załatwić potrzeby fizjologiczne. Nie musi być kąpany. W trosce o najwyższą jakość usług kąpiel odbywa się w salonie i właściciel nie musi wykonywać tej czynności osobiście.

2–9. Rezerwacja wizyt:

2.Rezerwację wizyt można dokonywać przy pomocy poniższych metod:

• Telefonicznie od ………………… do ……………… w godz. ……….. Tel.: ………………….

• Przy pomocy aplikacji umożliwiających rezerwację online. Link: …………………………….

• Osobiście w salonie. Adres: ……………………………….

3.Klient zobowiązany jest do poinformowania o stanie szaty psa. Jeśli szata jest w złym stanie (tj. kołtuny, filc itp.), pozwoli to zaplanować większą ilość czasu na wizytę. W przypadku braku informacji groomer ma prawo wykonać tylko część usługi mieszczącą się w zarezerwowanym czasie. Rozczesywanie kołtunów jest usługą płatną.

4.Groomer ma prawo do odwołania wizyty, jeśli klient bez uprzedzenia spóźnia się powyżej 15 minut.

5.Rezygnacja z wizyty jest możliwa przez kontakt telefoniczny, wiadomość SMS lub przez system rezerwacji online. Klient zobowiązany jest do poinformowania o rezygnacji lub zmianie terminu najpóźniej 24h przed wizytą.

6.Odwołanie wizyty w tym samym dniu skutkuje doliczeniem 50% wartości usługi do kolejnej wizyty.

Niepojawienie się na umówionym terminie bez poinformowania groomera skutkuje doliczeniem 100% wartości usługi do kolejnej wizyty.

7.W przypadku zachowania psa, które uniemożliwia wykonanie usługi, groomer ma prawo przerwać pielęgnację i pobrać pełną opłatę za zarezerwowany czas.

8.Groomer może odmówić usługi, jeśli pies ma pchły — pobierana jest wówczas pełna opłata za rezerwację czasu pracy.

9.Ze względu na bardzo zły stan okrywy, wcześniej ustalony styl fryzury może ulec zmianie.

10. Rozczesywanie kołtunów:

Usługa dodatkowo płatna, wyceniana indywidualnie. Groomer ma prawo odmówić jej wykonania, jeśli pies jest agresywny lub jest bardzo wrażliwy i nie pozwala wykonać usługi.

11. Stan zdrowia zwierzęcia:

Właściciel zobowiązany jest zgłosić groomerowi wszelkie choroby psa przed wizytą.

12. Zatajenie informacji:

W przypadku ukrycia problemów zdrowotnych groomer nie ponosi odpowiedzialności. Może skorzystać z pomocy weterynarza na koszt właściciela.

13. Pobyt psa w salonie:

Zwierzę pozostaje bez opiekuna, chyba że groomer zadecyduje inaczej.

14. Zgoda na wizerunek:

Korzystając z usług salonu klient zgadza się na wykorzystanie zdjęć psa w celach promocyjnych.

15. Książeczka zdrowia:

Groomer ma prawo poprosić o okazanie książeczki z ważnymi szczepieniami. Odmowa = odwołanie wizyty.

16. Cennik:

Cennik nie stanowi oferty handlowej i może ulec zmianie. Klient ma obowiązek zapoznać się z aktualnymi cenami.

17. Płatności:

Płatność gotówką lub kartą.

18. Wygolenie psa na bardzo krótko:

Opiekun akceptuje ryzyko poparzeń słonecznych lub ryzyko uszkodzenia okrywy. Groomer może odmówić usługi.

19. Zmiana czasu wizyty:

Możliwa ze względu na charakter pracy — groomer stara się, aby opóźnienie nie przekraczało 15 minut.

20. Psy trudne, chore lub pierwszy raz w salonie:

Pielęgnowane są na życzenie klienta, który bierze pełną odpowiedzialność za zwierzaka.

21. Przetwarzanie danych osobowych (RODO):

Dane są przetwarzane zgodnie z RODO. Administratorem danych jest ……………………………………………

22. Monitoring:

Teren salonu może być monitorowany w celu zapewnienia bezpieczeństwa.

23. Zakazy na terenie salonu:

Zakaz spożywania środków odurzających, alkoholu, nagrywania bez zgody, niekulturalnych zachowań oraz korzystania ze sprzętu salonu.

24. Spóźnienie po odbiór psa:

Możliwa dodatkowa opłata — ustalana z groomerem.

25. Reklamacje:

Reklamacje po odebraniu psa nie będą rozpatrywane.

Usługi wykonywane są z najwyższą starannością. Subiektywne niezadowolenie klienta nie jest podstawą do zwrotu pieniędzy.

Wszelkie wątpliwości prosimy zgłaszać od razu po wykonaniu usługi.

Jak wdrożyć regulamin w salonie?

Aby regulamin był skuteczny, zadbaj o:

✔ Widoczne miejsce

Powinien być dostępny:

• na stronie internetowej

• w systemie rezerwacji online

• w formie wydruku na ścianie w recepcji

✔ Informowanie klientów

Każda nowa osoba powinna otrzymać regulamin do przeczytania przy pierwszej wizycie.

✔ Spójność zespołu

Wszystkie groomerki muszą stosować regulamin identycznie — brak konsekwencji to największy wróg profesjonalizmu.

✔ Aktualizacje

Regulamin powinien ewoluować wraz z salonem.

Gdy zauważasz powtarzający się problem — dodaj zapis, który go rozwiąże.

Podsumowanie

Regulamin salonu groomerskiego to fundament profesjonalnej działalności. Dzięki niemu:

• praca przebiega płynniej

• klienci wiedzą, czego się spodziewać

• groomer jest prawnie i organizacyjnie zabezpieczony

• psy mają zapewnione bezpieczeństwo i spokój